Laden...

Boekjaarovergang 2019-2020

Laatste update: Maandag 6 januari 2020 9:16

Tijdens het uitvoeren van een boekjaarwisseling moeten in hedendaagse administratieve systemen nog steeds handelingen worden verricht die slechts eenmaal per jaar voorkomen. Deze handelingen veroorzaken vragen, of erger, worden niet uitgevoerd op het daarvoor meest geschikte moment.


Om deze vragen te voorkomen en om de boekjaarovergang zo soepel mogelijk te laten verlopen is deze handleiding samengesteld, bedoeld voor een ieder die met MKG software een boekjaarovergang coördineert.

Maak je in de administratie van MKG slechts gebruik van de financiële verwerking van de inkoopfacturen en verkoopfacturen, dan spreken we van een beknopte financiële inrichting. De automatische journaalposten die MKG in deze methodiek verwerkt, beïnvloeden alleen de winst-en-verliesrekening en niet de balans (op de btw-rekeningen en de debiteuren- en crediteurenrekeningen na). Alle boekingen die de balans beïnvloeden, worden door de gebruiker handmatig ingevoerd. De bijbehorende administratie-instellingen vind je in Systeem Administratie instellingen Financieel Processen:



Stap 1. Maak een nieuw boekjaar aan


Deze handeling is verplicht.


Een nieuw boekjaar móet worden aangemaakt, omdat boekingen in MKG in boekjaren zijn onderverdeeld. Een boekjaar bevat veel boekjaarafhankelijke tabellen. Deze tabellen zullen automatisch worden gevuld voor het nieuwe boekjaar, als je vanuit een lopend boekjaar een nieuw boekjaar aanmaakt. Boekjaren open je per administratie. Gebruik je meer dan één administratie, dan dien je deze handeling dus voor elke administratie uit te voeren.

  • Open de module Administratie .
  • Selecteer de administratie.
  • Klik op Aanmaken boekjaar .
  • Controleer of je het juiste boekjaar aanmaakt.

Bekijk de uitgebreide handleiding Een boekjaar aanmaken [opent in een nieuw venster].


Stap 2. Stel autorisatie voor gebruikers in


Deze handeling is facultatief.


MKG gebruikt een autorisatiemodel waarbij je per gebruiker instelt of deze al dan niet toegang heeft tot de gegevens van een administratie/boekjaar. Na het aanmaken van een nieuw boekjaar zul je deze toegang voor gebruikers voor dit boekjaar moeten instellen.

  • Open de module Administratie .
  • Selecteer de administratie.
  • Open de groep 'Autorisatie'.
  • Open het veld Autorisatie Gebruikers.
  • Vink eventueel gebruikers aan of uit.

Bekijk de uitgebreide handleiding Gebruikers autoriseren voor een boekjaar [opent in een nieuw venster].


Deze stap is niet uit te voeren in MKG3, omdat autorisatie van administraties en boekjaren niet beschikbaar is in de module Administratie. Wil je toch medewerkers autoriseren? Dan kun je dit instellen op gebruikersniveau.


Stap 3. Controleer de indeling van de periodes


Deze handeling is facultatief.


In het nieuwe boekjaar is een nieuwe periode-indeling aangemaakt volgens de regels die ook voor het lopende boekjaar waren ingesteld. Het is niet onverstandig om direct na de aanmaak van een nieuw boekjaar een controle uit te voeren over de indeling van de periodes in het nieuwe boekjaar. Vooral in administraties waar in 13 periodes van 4 weken wordt geboekt, wil een controle en eventueel een correctie nog wel eens noodzakelijk zijn.

  • Open de module Periodes .
  • Selecteer eventueel het nieuw aangemaakte boekjaar.
  • Controleer de periode-indeling.
  • Klik op Opslaan.

Bekijk de uitgebreide handleiding De indeling van de periodes controleren [opent in een nieuw venster].


Stap 4. Pas de boekstuknummering aan


Deze handeling is facultatief/momentkritisch.


MKG registreert voor diverse processen een uniek nummer, een reeksnummer. Tijdens de eerste inrichting van de database is voor een bepaalde methodiek gekozen, waarbij in sommige gevallen het jaarnummer (of alleen de laatste twee cijfers) is opgenomen in de reeks. De financiële reeksnummers, ook wel boekstuknummers, zijn vastgelegd bij de dagboeken waarin je handmatig boekingen aanmaakt.

  • Open de module Dagboeken .
  • Selecteer eventueel het nieuw aangemaakte boekjaar.
  • Voer in de kolom Boekstuk voor alle dagboeken de nieuwe reeksnummers in.
  • Klik op Opslaan.

Bekijk de uitgebreide handleiding De financiële reeksnummers aanpassen [opent in een nieuw venster].


Zoals je misschien nog weet uit de implementatieperiode, kunnen in MKG de verschillende financiële verwerkingen per mutatiesoort worden geactiveerd. Mochten de beschreven handelingen aanleiding geven tot vragen over jouw inrichting (of de wijze waarop boekingen uit het logistieke deel van MKG worden verwerkt) in jouw database, dan kun je natuurlijk altijd contact opnemen met de MKG Helpdesk.


Stap 5. Pas de ordernummering aan


Deze handeling is facultatief/momentkritisch.


MKG registreert voor diverse processen een uniek nummer, een reeksnummer. Tijdens de eerste inrichting van de database is voor een bepaalde methodiek gekozen, waarbij in sommige gevallen het jaarnummer (of alleen de laatste twee cijfers) is opgenomen in de reeks. Onder de logistieke reeksnummers, ook wel ordernummers, vallen naast de orderreeks ook de offertereeks en de calculatiereeks.

  • Open de module Administratie instellingen .
  • Ga naar het tabblad 'Procesnummering'.
  • Selecteer eventueel het nieuw aangemaakte boekjaar.
  • Voer voor alle logistieke processen de nieuwe reeksnummers in.
  • Klik op Opslaan.

Bekijk de handleiding De logistieke reeksnummers aanpassen [opent in een nieuw venster].


Stap 6. Print de openstaande posten


Deze handeling is facultatief.


Stel dat je ten behoeve van de financiële rapportage op enig moment in het nieuwe boekjaar moet kunnen beschikken over de stand van debiteuren en crediteuren op de afsluitingsdatum van het nu lopende boekjaar, dan beschikt MKG over de rapporten Openstaande posten debiteuren (8513) en Openstaande posten crediteuren (8500) waarmee de openstaande posten (op een gegeven peildatum) kunnen worden afgedrukt. Ook wanneer het nieuwe boekjaar al weer enige weken in gebruik is, blijft het mogelijk om op peildatum 31-12-2019 de openpostenlijsten af te drukken.


Gerelateerd


Type Handleidingen
Categorie├źn Algemeen Boekjaarovergang
Versies
periode administratie dagboek autorisatie boekjaar procesnummering boekstuk ordernummer
Was deze informatie nuttig?